編輯/霍楚昀
每天寫信、收信是不可避免的例行公事。但同樣是電子郵件，些微的差異會讓人感受大不同─你或許也有這些不同的經驗，收到一封郵件，讓你覺得溫暖貼心；看完一封郵件，火氣都上來了；或者是一打開郵件，就覺得內容多到讓你看不下去。
為自己著想，也為了讓他人留下好的印象，知名作家Nicolas Cole在《Inc.》網站上分享了5個小撇步，只要稍加注意，也能改善你撰寫的電子郵件內容，讓工作氣氛更加良好。
人類是視覺的動物，我們所在的也是視覺的社會。尤其作為消費者，設計對我們而言更是十分的重要。
即使我們大部分的人都相信設計就是設計，跟文辭無關，且事實也確實是如此。但許多人都沒有意識到的是，我們在閱讀的時候，通常並不會一行一行地從第一個字乖乖看到最後一個字，而是先快速地瀏覽過去─因此格式的設計也會影響我們看待這份文件，隨著格式設計的不同，我們的眼睛可能會自動判斷這段文字是次要的，因而忽略，或者是一眼就看到，並且歸類為重點。
在你寄出你的電子郵件之前，記得先校對過。如果你對你的文法沒有信心，或者是特別想讓對方留下好印象，可以請辦公室的同事幫你的忙。
除了拼字和文法的正確性，還有非常需要注意的一點是你的語氣！我們都知道光憑文字無法判斷對方的語氣和臉上的表情，但正因為如此，我們才更需要注意文字的內容。檢查一下你即將送出的郵件，是否看起來不太高興、尖銳或者太過瘋狂了？
隨著經驗的累積，你也會愈來愈有心得。比方說，一封簡短的電子郵件並不表示對方不高興或者不耐煩，許多忙碌的人對電子郵件習慣快速地回應，不會考慮太多細節。
要寫信給這類型的人士，如果你的電子郵件打得落落長，可能就不是聰明的做法囉！再來要記住，不管你的郵件內容簡短與否，還是要盡量讓格式統一並且美觀，使他人留下好的印象。
很多人不會讓自己的電子郵件內容只有純文字，而是會在信末附上自己簽名的圖檔，或者是公司的Logo─這確實能夠提升你的專業度及可信度，但更要注意，如果圖片的來源已經毀損，或者是因畫素太差而變成一格一格的難看馬賽克，那不如簡單地用純文字就好了。
想寫出一封很棒的電子郵件，最重要的兩個關鍵就是個人化以及自動化：個人化可以提升辨識度，展現你的個人風格；自動化則可以替你節省時間。
有許多程式可以幫我們建立簽名檔，讓我們寫電子郵件更迅速、更方便，但在建立簽名檔的同時，更要小心別流於形式─如果全都是預設的內容，被發現了可是很糗的。
參考來源:Inc.
圖片來源:Unsplash
